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九江学院科研经费报销业务指南
2019-11-22 14:48 黄娅丽 

报销业务指南是根据《九江学院科研项目管理办法》、《九江学院科研项目间接费用管理办法》、《九江学院科研项目激励实施办法》、《九江学院经费报销管理办法》和《九江学院经费支出审批办法》等管理制度制定。

一、 科研项目分类

科研项目按照经费来源分为“纵向科研项目”和“横向科研项目”两大类。纵向科研项目指以九江学院为依托单位获批的上级科技主管部门或机构批准立项的各类计划(规划)、基金等项目;横向科研项目是指由各类企事业单位等与九江学院签订各类合同、委托学校教师进行科技研发与社会服务的项目,它主要包括技术开发、科技服务、技术转让、技术咨询等。博士科研启动经费、校级教改课题经费视同为纵向科研项目,医学CMB项目视同为横向科研项目。

二、科研经费票据开具及上账流程

(1)先借发票后到账

携带科研项目合同、协议或任务书到财务处填写发票借用单→提交开票信息→等待对方付款→项目款到账后→到科研处开具拨款通知单→持拨款通知单及科研预算模板(纵向)到财务处办理上账。

(2)先到账后开发票或不需开发票

项目组成员到财务处会计科查询项目款是否到账→项目款到账后→到科研处开具拨款通知单→持拨款通知单及科研预算模板(纵向)到财务处办理上账。
注意事项:1、了解对方需要的是增值税发票还是江西省政府非税收入票据(电子);2、必须提供的开票信息:对方单位名称、纳税人识别号、地址、开户行及账号3、开具增值税发票的税款由个人承担。
三、填写科研项目预算模版

科研项目预算模板

项目名称:

项目代码(经费):

项目类别:

负 责 人: 部门: 手机:

成 员:

预算项代码

预算项名称

预算金额(元)

说明

K00101

收 入

K00102

支 出

以下各项小计

K0010201

科研津贴

K0010202

办公用品

K0010203

版面、打印、复印、印刷费、出版费

项目研究过程中发生的打印费、复印费、印刷费、论文版面费、出版费、文献检索费

K0010204

数据采集费、咨询费(付给单位)

项目研究过程中发生的问卷调查、数据跟踪采集、案例分析等费用。

K0010205

燃料动力费

是指在科研项目研究开发过程中专用的大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等

K0010206

会议费、差旅费、 国际合作交流费

1、会议费是指在科研项目研究开发过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目或课题等活动而发生的会议费用;2、差旅费是指在科研项目研究开发过程中开展科学实验(试验)、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等;
3、国际合作与交流费:是指在科研项目研究开发过程中研究人员出国及外国专家来华工作的费用。

K0010207

实验室改装费、维修维护费等

K0010208

实验材料费

材料费是指在科研项目研究开发过程中发生的各种原材料、试剂、药品等消耗品购置费,实验动物、植物的购置、种植、养殖费,标本、样品的采集加工费和保障运输费。

K0010209

劳务费 、 专家咨询费(付给个人)

1、劳务费:是指在科研项目研究开发过程中支付相关人员的劳务性费用。
2、专家咨询费:是指在科研项目研究开发过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。

K0010210

分析测试检测费、协作费、

专利申请费、知识产权代理费

1、分析测试检测费是指在科研项目研究开发过程中支付给外单位的检验、测试、化验、加工及计算分析等费用;2、协作费是指项目申请书中所注合作单位以外的其他单位承担部部分研究试验工作的协作费用,要注明协作单位名称和协作内容,不得用于合作单位研究经费。

K0010211

仪器设备费

设备购置费(需国资处入库单价1000元以上)

K0010212

图书购置费

购买的图书到图书馆办理了入库手续的

K0010213

其他支出

上述项目以外的其他支出(邮寄费、租赁费等)

K0010299

管理费

间接费用

四、基本报销业务流程

取得票据→票据填写粘贴→经费审批→报销付款

(一)、取得与经济活动相关的真实、合法、有效的票据及其他相关资料

1、合法有效的票据必须有税务机关或财政部门统一印制的监制章,并加盖了开票单位的发票专用章或财务专用章;

2、票据上单位名称应填写“九江学院”(个人学费除外),九江学院纳税人识别号:1236 0400 4914 23170W;

3、票据上开票日期应与经济业务发生时间一致、内容、数量、单价、金额应填写完整(大小写金额应一致);

4、票据应书写规范,不得私自涂改,一式几联的手写票据应套写,机打票据手写无效。手写票据填写时若金额错误,应由开票单位重开,不得在票据上更正,若单位名称、内容等错误的,应由开票单位更正,并在更正处加盖单位印章。

(二)、票据填写粘贴

除出差填写差旅费报销单外,其余费用一律填写费用报销单。

1、费用报销单按费用类别如办公用品、元器件、版面费、招待费、图书资料费、等分类汇总分行填写再写合计,除经费负责人签字外还需课题组其他1位成员签字。办公用品、图书、材料等发票上不能详细写明内容的须附销货单位销售清单(手写或自制清单无效),图书需携带书籍和发票到图书馆登记入库;

2、差旅费报销单要写上出差事由,出差人姓名(多人出差的每个人姓名都得写上),人员职称情况,按出差行程的顺序填写,不同的行程分开填写,报销人只填写每个分项的小写金额,不要写上大写金额,大写金额由财务人员算好补助后填写;差旅费报销单后需附城市间交通费、住宿费等发票,公务卡POS刷卡小票,培训或会议通知,出差任务书(有培训或会议通知的不需要出差任务书)及其他需要说明的辅助材料。出差任务书进财务处网站下载中心下载,按固定格式填写,出差任务书需经费负责人签字审批;

3、所有单据均须整齐粘贴在报销单的左上角,对于大量的比较小的票据可另附纸张均匀粘贴在纸上再贴到报销单后,同时应保证票面内容可见,如金额、日期、印章等等不能被粘住;

4、项目负责人是科研经费使用的直接责任人,对科研经费使用的合规性、合理性、真实性承担责任。

(三)、科研经费审批权限

1、 纵向科研项目经费报销额度及审批人见下表:

 

额度(X)(单位:元)

审批人

X≤10000

项目负责人

10000<X≤20000

项目负责人,二级单位负责人

20000<X≤40000

项目负责人,二级单位负责人,科研副校长

40000<X≤100000

项目负责人,二级单位负责人,科研副校长,财务副校长

X>100000

项目负责人,二级单位负责人,科研副校长,财务副校长,校长

2、 横向科研项目经费报销额度及审批人见下表:

额度(X)(单位:元)

审批人

X≤20000

项目负责人

20000<X≤30000

项目负责人,二级单位负责人

30000<X≤50000

项目负责人,二级单位负责人,科研副校长

50000<X≤100000

项目负责人,二级单位负责人,科研副校长,财务副校长

X>100000

项目负责人,二级单位负责人,科研副校长,财务副校长,校长

3、科研项目经费实行预算管理,按照预算执行,差旅费、会议费、国际合作交流费、办公用品等报销及审批要求与其他经费一致,设备购置、科研绩效支出不分金额大小均需二级单位负责人审核后再按上述审核程序审核。

(四)、报销付款

1、经办人员在办理经济事项时应优先采用银行转账方式结算,不能转账且符合《公务卡强制结算目录》的支出,应使用公务卡结算,公务卡结算需附银联POS刷卡小票;

2、对于能用公务卡或转账方式结算而采取现金方式结算的须写出书面说明(说明未转账或刷公务卡而必须采取现金方式结算的原因),书面说明须经费负责人审核签字;

3、科研经费票据有效期限为项目立项至结题后一年内;

4、科研经费原则上只报销本课题组成员的费用开支,如遇特殊情况,需出具书面情况说明,经费负责人审核签字。

五、科研经费的预算调整

1、对于纵向课题,项目负责人在编制科研项目经费预算或签订科研项目合同时,应根据项目研究需要和任务下达方的经费使用规定及《九江学院科研项目经费使用与管理办法》,科学、合理、真实编制科研项目经费预算。纵向科研项目经费的使用采用全程预算控制。

2、在申报课题做经费预算时就要结合学校的预算模板,弄清楚预算模板预算项的真实含义,做好明细预算,免得日后反复修改预算,给自己报销带来麻烦。

3、《九江学院科研项目经费使用与管理办法》第九条规定:科研经费预算确定后,直接费用中的材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费及其他支出预算需要进行调剂的,项目负责人根据科研活动实际提出预算调整方案,经基层管理部门同意后,由科研处会同财务处审核报主管财务与科研副校长同意后方可执行。

六、科研经费的结题

科研项目通过验收后,项目负责人应及时到科研处办理结题手续,并在财务处网站查询系统查看经费使用明细,如实填写结题报告书,由财务处审核签字并盖章

七、 具体业务报销及注意事项

1、办公用品:办公用品涉及的范围比较广泛,如办公文具、劳保用品、电脑配件及耗材等;

注意事项:(1)办公设备(如电脑、打印机等)价值达到固定资产标准的均作为固定资产管理,这类支出应列入“仪器设备费”;(2)有些纵向课题(如国家自然科学发展基金)向上申报预算时并无“办公用品”项目,办公用品支出列入“材料费”.

2、出版费、版面费、打印费:报销出版费应附出版合同或协议书,打印复印费应附打印复印明细清单。

3、数据采集、咨询费:项目研究过程中支付给单位的问卷调查、数据跟踪采集、案例分析等费用。

4、会议费、差旅费、国际合作交流费:

会议费应提供相应的会议审批表、会议服务单位提供的费用原始明细(餐费、住宿费、会场租赁费)

科研经费差旅费报销参照《九江学院经费报销管理办法》国内差旅费管理办法执行。

注意事项:(1)按规定等级乘坐交通工具的,超支部分由个人自理。

(2)住宿费采取限额报销,省外出差实际发生的住宿费开支低于限额标准的,按差额的50%给予补助。

(3)使用教科研项目资金参加国际学术会议的注册费等相关会务费用凭相关票据和证明据实报销。

(4)伙食补助标准每人每天100元,市内交通费补助省外每人每天80元、省内每人每天60元。

(5)乘坐全列软、硬席列车,从当日晚8时至次日晨7时乘车5小时以上的,或连续乘车时间超过7小时的,可购买和报销同席卧铺。

(6)城市间交通费用票据丢失的,出差人须提供购票电子凭证、乘坐凭证等有效证明材料,或由相关知情人员予以证明,经费负责人签字方可报销差旅费.

国际合作交流费是指在科研项目研究开发过程中研究人员出国及外国专家来华工作的费用。费用报销单由国际交流处负责人审核、签字。

5、劳务费:劳务费是指支付给课题组成员以外相关人员个人的劳务性费用,一律通过个人银行卡发放。

(1)劳务费发放需填写《各类薪酬发放明细表》(财务处网站下载中心可下载),按照表格说明要求填写后打印纸质表附费用报销单后,另发送电子表格一份至会计科个人薪酬QQ群(493907543)用于导入工资系统;(不要改变电子表格格式)

(2)表格中工作内容填不下的另附纸张详细说明作为支撑材料。如:发放劳务费的写明具体劳务明细、完成劳务的时间、发放标准参照学校有关规定执行;

(3)劳务费每月统一发放一次,故每月22号以前将审批签字完成的报销单(附纸质发放表及各种支撑材料)和电子发放表发送至财务处。

6、仪器设备费:购买家具、一般设备单位价值1000元以上,专用设备单位价值1500元以上,使用年限超过一年的资产,有些单位价值未超过1000元但大批量的资产均作为固定资产管理,报销时需提供批准购买的呈批件或抄告单、通过招标购买的附中标通知书、发票、合同及固定资产入库单(在国资处按规定入库)

7、图书购置费:购买图书无论金额大小均作为固定资产管理,需携带书籍和发票到图书馆办理登记入库

8、其他支出:研究开发过程中发生的除上述费用之外的其他支出。(如:培训费、邮寄费、租赁费等)

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