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九江学院公务卡管理实施细则(试行)
2014-05-29 08:57  
 

第一章 总 则

第一条 为了加快推进公务卡制度改革,规范财务管理,提高公务支出透明度,控制现金流量与现金风险,推进源头预防和治理腐败,根据九江市人民政府《关于加快推进公务卡制度改革的通知》(九府厅字【2013】48号)及《九江市市级预算单位公务卡管理暂行办法》(九财库[2009]02号)的精神,结合我校财务管理和资金结算方式的实际,特制定本实施细则。
第二条 本细则所称公务卡,是指学校教职工持有的,具有一定透支额度与透支免息期,主要用于日常公务支出和财务报销业务的个人银行信用卡。
公务卡的个人属性,不因公务卡制度而改变,学校不因此承担因个人行为引起的一切责任。
第三条 公务卡的直接作用是将传统现金支付结算改为用公务卡支付结算,并不改变学校现阶段财务管理制度和报销审批程序。
转账结算是单位公务消费、采购等业务的首选结算方式,原使用转账结算的业务,仍继续使用转账结算方式。
第四条 公务卡使用遵循“银行授信额度,个人持卡支付,单位审核报销,财政实时监控”的管理程序。
第五条 公务卡的发卡银行(以下简称“发卡行”)是指办理国库集中支付业务的代理银行。我校办理国库集中支付业务的代理银行是中国建设银行,具体经办行是建行九江环城支行。

第二章 公务卡的开立

第六条 公务卡实行“一人一卡”实名制,以教职工个人名义申请,经所在部门或单位确认,校财务处统一办理。教职工作为持卡人承担相应的法律责任。
第七条 公务卡开立的基本程序:
(一) 公务卡由教职工向所在部门或单位申报,部门或单位指定经办人到学校网站下载“预算单位公务卡办卡清单”进行汇总登记,并同时以纸质表及电子表形式交校财务处。
(二) 申办公务卡的教职工在本部门登记“预算单位公务卡办卡清单”后,需携带本人身份证复印件(正反两面复印清楚),到校财务处填写“建行财政预算单位公务卡申请表”。
(三) 校财务处收集整理各部门报来的“预算单位公务卡办卡清单”,汇总制作成统一的办卡清单,同时统一出具收入证明,加盖人事部门公章后,将申请资料报送发卡行申办,发卡行按规定程序审核申请人办卡资料并制作公务卡。
(四) 发卡银行将办妥的公务卡以挂号信的形式邮寄给申办公务卡的教职工。
(五) 教职工在收到公务卡及密码信封后,须由本人及时开通(具体的开卡流程及方式按照发卡行的要求执行)。开通后,公务卡即可进行刷卡交易。
(六) 校财务处负责将相关信息传送到财政国库集中支付系统。

第三章 公务卡的使用

第八条 公务卡一律使用“62”字开头的银联信用卡,透支额度2万至5万元,免费开卡、免收年费、免担保、免费到期换卡、免挂失手续费、免短信服务费、溢缴款本地取现免手续费。特殊情况下公务卡信用额度不能满足支付需要时,持卡人可提前向单位领导提出申请,经主管财务的校领导审核、签批后由校财务处出具书面证明,发卡行根据校财务处的证明,临时性增加持卡人授信额度,增加的额度数和使用期限等具体事项,按照发卡行有关规定执行。
第九条 公务卡消费默认为必须使用密码。持卡人应妥善保管卡片和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关费用。公务卡遗失时持卡人应及时办理电话挂失,或就近直接到建设银行营业网点办理书面挂失。补办公务卡按公务卡开立的程序办理。
第十条 持卡人应严格执行公务卡强制结算目录。对于目录规定的公务支出项目,应当按照规定使用公务卡结算和报销,并接受财政部门和财务处对公务支出的监控管理。
第十一条 持卡人应及时归还公务卡项下银行欠款。根据发卡行提供的对账单信息,核对每笔消费明细、已还款金额和尚未还款金额。区分公务支出和个人支出,在公务卡免息还款期内,按照财务部门规定时间,办理公务支出报销手续。
第十二条 持卡人在未办理公务卡消费报销手续之前,无论是公务消费还是个人消费均属持卡人个人消费行为。公务卡公务支出不允许透支提取现金,对透支提取现金的行为,视同个人消费行为。公务卡个人消费行为所产生的债务、费用等由持卡人承担。
第十三条 发卡行负责向持卡人提供公务卡账户资金变动情况和还款提示等重要信息。持卡人负责公务卡日常结算对账。
第十四条 因调离、退休等原因离开学校,持卡人应按要求及时清理公务卡项下的债权债务,结清余款,办理销户等手续,并通知财务处,由财务处通知发卡行维护公务卡管理系统。
第十五条 在职教职工信息变动情况应及时通知财务处,由财务处负责通知发卡行维护公务卡管理系统。

第四章 公务卡的支付结算与报销管理

第十六条 公务卡支付结算是指学校教职工在公务活动中使用公务卡刷卡消费,在规定的期限内按照现行财务制度的规定履行必要的签批程序后报销还款的结算方式。
第十七条 各部门原使用现金结算的差旅费、招待费等零星商品服务和采购支出等,原则上应当使用公务卡结算,最大程度地减少现金支付。
第十八条 各部门应当严格执行《九江市财政局关于实施市级预算单位公务卡强制结算目录的通知》(九财库〔2012〕34号,见附件1)的规定。凡目录规定的公务支出项目,应当按照规定使用公务卡结算,原则上不再使用现金结算。原使用转账方式结算的,继续使用转账方式。各部门要从严控制不使用公务卡结算的支出事项,必要时应当要求报销申请人提供不能使用公务卡结算的证明材料。
第十九条 下列情况可暂不使用公务卡结算:
1. 在县级以下(不包括县级)地区发生的公务支出;
2. 在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出;
3. 按规定支付给个人的支出;
4. 签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等目前只能使用现金结算的支出。
除上述情况外,因特殊情形确实不能使用公务卡结算的,应报经财务处批准。
第二十条 教职工在公务支出支付结算时,尽可能选择具备刷卡环境的商家和服务单位,在公务卡授信额度内,使用公务卡刷卡支付,并取得银行卡刷卡凭证和发票等财务报销凭证。
第二十一条 公务卡报销规定:
(一) 持卡人在公务消费后应尽快办理财务报销手续,将公务消费发票和经本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票,必要时还需提供购物明细或消费清单),按照现行财务管理制度和学校报销审批程序履行完必要的签批手续后,最迟在本人信用卡到期还款日之前5个工作日,到财务处进行报销。
(二) 既有现金消费又有公务卡刷卡消费的,在填制报销单时,应根据不同的结算方式,分别列明现金消费金额和刷卡消费金额,便于财务处与银行、财政、持卡人对账并进行账务处理。
(三) 教职工因出差在外或其它特殊原因,确实无法及时办理财务报销手续时,可选择以下方式之一:
1、 报销:将公务消费发票和经本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票)最迟在“到期还款日”前7个工作日快递到本部门(单位),并委托本部门(单位)相关人员办理报销手续;
2、 借款:由持卡人通过所在部门(单位)相关人员向财务处提供持卡人姓名、卡号、消费时间和每笔消费金额的明细信息,并办理借款手续,履行签批程序后,由财务处先将该借款转入公务卡,持卡人回校后及时办理报销还款手续。
3、 垫付:本人先行垫付,回校后履行正常签批程序,最迟在本人信用卡下一个“到期还款日”之前5个工作日,到财务处进行报销。
(四) 财务处按规定对报销凭证进行审核后,对符合公务卡结算范围和财务制度规定的支出予以报销,按国库集中支付相关制度通过学校零余额账户将报销资金转入公务卡,完成报销程序。
(五) 若遇网络通讯故障等特殊情况,使学校零余额账户资金不能及时向公务卡账户还款时,财务处按规定对公务卡消费报销凭证审核后,可按照现金方式给予支付,由持卡人转入公务卡。
(六) 因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应款项退回财务处,由财务处及时退回财政零余额账户。持卡人退款的手续按学校相关规定办理。
(七) 有下列情形之一的,所产生费用由持卡人个人承担,不予报销:
1. 使用公务卡用于个人消费的部分;
2. 提供的报销凭证、公务卡消费交易凭条(pos机小票)与发票不符的;
3. 持卡人透支提取现金所产生的手续费、利息等;
4. 因持卡人个人原因,未能在公务卡免息期内申请报销,所造成的罚息和滞纳金等;
5. 因持卡人个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失;
6. 其他不符合财务管理规定和要求或超出标准的消费。
第二十二条 各部门、单位的审批人应严格执行财经纪律和财务管理的有关规定,对本部门、本单位公务卡持卡人的公务消费行为进行管理和审核,严格控制支出,杜绝超范围、超标准的支出。

第五章 附 则

第二十三条 持卡人要严格遵守国家关于银行卡使用管理的有关规定,规范使用公务卡。对违反银行卡使用管理的行为,比如恶意透支、拖欠还款等所产生的后果,由持卡人负责,学校不承担由此引发的任何责任。
第二十四条 实行公务卡结算后,根据财政部门公务卡改革的进程,逐步降低现金使用量。工资、津补贴、奖金等工资性支出通过个人工资卡结算,日常商品服务支出通过公务卡结算。属于下列情况之一,经部门(单位)负责人和财务处审批同意后,可以继续使用现金结算:
(一) 确需使用现金发放的慰问金或其他抚恤救济性支出。
(二) 支付的非本校教职工的个人劳务费、讲课费、咨询费等支出,无法办理转账结算的。
(三) 其他特殊情况经批准的支出项目。
第二十五条 公务卡也可以用于个人支付结算业务,但学校不承担个人消费行为引发的一切责任。公务卡用于个人消费的透支,必须于约定的还款日前将不低于透支的额度还入卡中。
第二十六条 本细则未尽事宜,有相关规定的,按相关规定执行,没有相关规定的,由财务处负责解释。财政部门若出台新的公务卡管理具体办法,则依照新办法执行。
第二十七条 本细则自公布之日起实行。

 

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